Combinar correspondencia

Objetivos

• General

Aprender a enlazar un documento de word con una lista hecha en EXCEL

• Específicos

Aprender  a enviar una misma solicitud, invitación, entre otras a muchas personas con solo utilizar una correspondencia

CORRESPONDENCIA

Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un número de serie correlativo, es hoy el día para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.

Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:

1 Carta redactada en Word

1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel

El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. Lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatarios.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión

1: Combinación de Correspondencia

2: Iniciar combinación de correspondencia

     – Seleccionamos asistente de correspondencia

3: Comenzamos con el asistente de correspondencia

    – Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente

    – Utilizar el documento actual y siguiente

    – En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR. Y  buscamos nuestro archivo Excel.

Aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. Quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver cómo cambia con los controles

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